Trong thời đại công nghệ thông tin ngày nay, email đã trở thành một trong những phương tiện giao tiếp chính phổ biến và hiệu quả. Tuy nhiên, một vấn đề thường gặp khi gửi email là khả năng email của bạn rơi vào thư mục spam của người nhận. Điều này có thể khiến thông điệp của bạn không được đọc hoặc đáng tin cậy. Để tránh tình trạng này, hãy tuân thủ những nguyên tắc dưới đây khi gửi email, giúp bạn tăng khả năng email không vào thư mục spam.
1. Xây dựng danh sách đích chính xác
Hãy đảm bảo rằng bạn chỉ gửi email cho những người đã chủ động đăng ký hoặc đồng ý nhận thông tin từ bạn. Tránh việc mua danh sách email hoặc thu thập email một cách không đáng tin cậy. Sự đồng ý của người nhận là yếu tố quan trọng giúp email của bạn không bị coi là rác.
2. Không sử dụng từ ngữ vi phạm chính sách
Tránh sử dụng các từ ngữ hoặc cụm từ như “giảm giá”, “quảng cáo”, “bán hàng”, hay các từ vi phạm chính sách của nhà cung cấp dịch vụ email. Các từ này thường được các hệ thống lọc spam nhận dạng và có thể khiến email của bạn bị đánh dấu là thư rác.
3. Tránh việc sử dụng quá nhiều ký tự in hoa
Viết toàn bộ email bằng chữ in hoa sẽ khiến người nhận cảm thấy như bạn đang “hét” với họ. Điều này có thể bị coi là hành vi spam và làm giảm khả năng email của bạn đến được hộp thư đến chính của người nhận.
4. Chú trọng đến định dạng và cấu trúc email
Hãy tạo email có định dạng rõ ràng, dễ đọc, và có cấu trúc logic. Tránh việc sử dụng quá nhiều màu sắc hoặc font chữ khác nhau, vì điều này có thể làm giảm tính chuyên nghiệp của email và khiến nó giống các email spam.
5. Thêm liên kết vào bản chữ ký
Hãy bao gồm thông tin liên hệ và liên kết đến website chính thức của bạn trong bản chữ ký của email. Điều này giúp người nhận xác nhận tính chính thức và đáng tin cậy của email của bạn.
6. Kiểm tra chính tả và ngữ pháp
Trước khi gửi email, hãy chắc chắn rằng bạn đã kiểm tra chính tả và ngữ pháp kỹ lưỡng. Email chứa quá nhiều lỗi chính tả có thể bị coi là spam và không được đưa vào hộp thư đến chính.
7. Hạn chế việc sử dụng các tệp đính kèm lớn
Nếu bạn cần gửi tệp đính kèm lớn, hãy sử dụng dịch vụ lưu trữ và chia sẻ tệp trực tuyến, sau đó gửi liên kết tới tệp đính kèm đó trong email. Điều này giúp tránh việc email của bạn bị coi là spam do chứa quá nhiều dữ liệu đính kèm.
Những nguyên tắc trên đây giúp bạn gửi email một cách chuyên nghiệp và tránh bị coi là spam. Luôn nhớ rằng tính chất đáng tin cậy và hữu ích của nội dung email sẽ là yếu tố quan trọng giúp tăng cơ hội email của bạn đến được hộp thư đến chính của người nhận.
8. Tối ưu hóa tỷ lệ phần trăm văn bản và hình ảnh
Một số email chứa quá nhiều hình ảnh mà thiếu nội dung văn bản có thể bị coi là spam. Hãy tối ưu hóa tỷ lệ giữa văn bản và hình ảnh trong email của bạn. Điều này không chỉ giúp tránh lọc spam mà còn giúp email hiển thị chính xác trên các thiết bị di động.
9. Tránh sử dụng liên kết rút gọn
Mặc dù việc sử dụng các dịch vụ rút gọn liên kết như Bitly có thể giúp bạn theo dõi hiệu quả của email, nhưng một số hệ thống lọc spam có thể xem xét các liên kết này là đáng ngờ. Hãy tránh sử dụng liên kết rút gọn trong email quan trọng hoặc gửi email thương mại.
10. Sử dụng mã xác thực và chữ ký DKIM
Đảm bảo rằng email của bạn được chứng thực bằng mã xác thực (SPF – Sender Policy Framework) và chữ ký DKIM (DomainKeys Identified Mail). Các phương pháp này giúp xác nhận tính chính thức của nguồn gửi email và giảm nguy cơ bị coi là spam.
11. Cung cấp tùy chọn hủy đăng ký
Luôn cung cấp cho người nhận tùy chọn hủy đăng ký (unsubscribe) một cách dễ dàng và rõ ràng. Việc này giúp bạn tuân thủ các quy định về quyền riêng tư và ngăn người nhận xem email của bạn là thư rác.
12. Thử nghiệm trước khi gửi
Trước khi gửi email đến toàn bộ danh sách, hãy thử nghiệm email bằng các dịch vụ kiểm tra thư rác để đảm bảo nội dung và định dạng không gây ra các vấn đề có thể khiến email của bạn vào thư mục spam.
13. Tuân thủ chính sách của nhà cung cấp dịch vụ email
Các nhà cung cấp dịch vụ email hàng đầu thường có các chính sách riêng về gửi email. Đảm bảo bạn đã đọc và tuân thủ các quy định và chính sách này, từ cách xây dựng danh sách email đến nội dung và tần suất gửi email.
14. Theo dõi các thống kê và phản hồi
Sử dụng các công cụ theo dõi và phản hồi trong email để theo dõi hiệu quả của chiến dịch gửi email của bạn. Điều này giúp bạn điều chỉnh và tối ưu hóa email để tránh việc email của bạn bị coi là spam trong tương lai.
Tổng kết
Việc gửi email một cách chuyên nghiệp và tránh email vào thư mục spam là rất quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và đối tác kinh doanh. Tuân thủ những nguyên tắc trên đảm bảo email của bạn không chỉ đến đúng hộp thư đến mà còn tăng khả năng được đọc và đáng tin cậy trong mắt người nhận.